Mensajes de recordatorio de cita por WhatsApp: 12 plantillas

Antes de nada: el tono

Escribe como hablas en el salón. Nombre de la clienta, frases cortas, un emoji como mucho, y siempre una pregunta o una acción al final para que pueda contestar con una palabra. Firma con el nombre del salón, no con el tuyo: si cambia quien atiende el móvil, la clienta no se pierde.

Evita mayúsculas, exclamaciones dobles y "estimada clienta". Un recordatorio no es una carta comercial; es un aviso de una persona a otra.

Confirmación al reservar (3 plantillas)

Se envía en el momento de reservar o, si la reserva la has apuntado tú por teléfono, en la siguiente hora. Cierra con la política de cancelación en una línea.

• "Hola, [nombre]. Te confirmamos tu cita de [servicio] el [día] a las [hora] en [salón]. Si no puedes venir, avísanos antes del [día y hora límite] y te cambiamos el hueco sin problema."
• "[Nombre], ya tienes tu hueco: [servicio], [día] a las [hora], con [profesional]. Dura unos [minutos] minutos. ¿Todo correcto?"
• "Hola, [nombre]. Cita apuntada para el [día] a las [hora]. Te pedimos que llegues 5 minutos antes; si vienes con más de 10 de retraso puede que tengamos que acortar el servicio. ¡Gracias!"

Recordatorio 24 horas antes (3 plantillas)

Es el mensaje que más plantones evita. Envíalo la tarde anterior, entre las 17:00 y las 20:00: la clienta ya sabe cómo va a ser su día siguiente y todavía te da tiempo a llenar el hueco si cancela. Pide una respuesta concreta.

• "Hola, [nombre]. Mañana [día] a las [hora] te esperamos para tu [servicio]. ¿Nos confirmas con un OK?"
• "[Nombre], recordatorio de tu cita de mañana a las [hora] en [salón]. Si necesitas cambiarla, dinos ahora y buscamos otro hueco."
• "Hola, [nombre]. Mañana toca [servicio] a las [hora]. Si vienes con diseño en mente, mándanos la foto por aquí y lo vamos preparando."

Cuando no ha venido (2 plantillas)

Envíalo el mismo día, sin reproches y sin ironía. El objetivo no es regañar: es recuperar a la clienta y dejar claro, con amabilidad, que el hueco tenía valor. Anota el plantón en su ficha para la próxima vez.

• "Hola, [nombre]. Hoy te esperábamos a las [hora] y no hemos podido localizarte. Esperamos que esté todo bien. Si quieres, dime qué día te viene mejor y te buscamos hueco."
• "[Nombre], hoy has tenido cita a las [hora] y no has podido venir. No pasa nada, pero para la próxima te pediremos confirmación el día antes: así el hueco no se queda vacío. ¿Cuándo te viene bien?"

Reactivar a la que no vuelve y felicitar (4 plantillas)

Si una clienta que venía cada tres semanas lleva dos meses sin aparecer, algo ha pasado: se ha mudado, ha probado otro sitio o simplemente se le ha ido el santo al cielo. Un mensaje personal, con su servicio de siempre, recupera a una parte. Este mensaje ya es publicidad, así que solo se lo puedes enviar a quien te dio permiso (lo vemos más abajo).

Las dos últimas plantillas son de cumpleaños. Un mensaje de cumpleaños sin oferta se agradece más que uno con descuento; si quieres regalar algo, que sea un extra concreto, no un porcentaje.

• "Hola, [nombre]. Hace tiempo que no te vemos por [salón] y nos acordamos de ti. Si te apetece volver a hacerte [servicio habitual], esta semana tenemos hueco el [día]. Un abrazo."
• "[Nombre], ¿cómo van esas uñas? Tenemos [novedad: color, técnica, tratamiento] y hemos pensado que te gustaría. Si quieres probarlo, contéstame y te reservo hueco."
• "¡Feliz cumpleaños, [nombre]! Que tengas un día precioso. Un abrazo de todo el equipo de [salón]."
• "[Nombre], ¡felicidades! Este mes, en tu próxima cita, el [extra: diseño en dos uñas, masaje de manos, tratamiento de cutículas] te lo regalamos nosotras. Dinos cuándo quieres venir."

Lo que exige la ley, en corto

Un recordatorio de una cita que la clienta ha pedido no es publicidad: es parte del servicio, y puedes enviarlo sin más. Lo que sí es publicidad son las reactivaciones, las novedades y las ofertas. La Ley 34/2002 (LSSI) prohíbe enviar comunicaciones comerciales por medios electrónicos que la persona no haya pedido o autorizado expresamente, con una excepción: a clientas que ya lo son puedes hablarles de servicios similares a los que contrataron, siempre que puedan decir "no más" de forma fácil y gratuita. Y la LOPDGDD exige que el consentimiento sea una acción clara, no un silencio.

En la práctica: pide el permiso al dar de alta a la clienta (una casilla o una pregunta anotada en su ficha), respeta al instante a quien pida que no le escribas más, y no crees listas de difusión con números de gente que no te ha autorizado. Una lista de difusión de WhatsApp Business solo entrega el mensaje a quien te tiene guardada en su agenda, así que si no te tienen guardada, ni siquiera les llega.

WhatsApp Business gratis o API de pago

La aplicación WhatsApp Business es gratuita y basta para la mayoría de los salones: perfil de empresa, respuestas rápidas guardadas (ahí es donde metes estas plantillas), etiquetas y catálogo. El límite es tu tiempo: cada mensaje lo envías tú, uno a uno.

La WhatsApp Business Platform (la API) permite que un programa envíe los recordatorios solo, pero exige un proveedor y se paga por mensaje de plantilla entregado; las plantillas de utilidad (recordatorios) son más baratas que las de marketing y el precio cambia por país. Compensa a partir de varias decenas de citas al día, o si tienes varias sedes.

CALEKI hoy confirma la cita por correo con el archivo para el calendario y deja los plantones en la ficha de la clienta; los recordatorios por WhatsApp no los envía todavía. Estas plantillas están pensadas para que las guardes como respuestas rápidas en tu WhatsApp Business.